Die große Huddle-Room-Reformation

Da immer mehr Menschen wieder im Büro arbeiten und Unternehmen ihre Räumlichkeiten überdenken, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um einen der größten (aber technisch gesehen kleineren) Trends in Büros auf der ganzen Welt in vollem Umfang zu nutzen: den Huddle Room.

Um den Wert dieser Räume zu optimieren, ist es jedoch wichtig, die Rolle der AV-Technologie bei der Nutzung von Huddle Rooms zu verstehen, um eine sinnvolle Kommunikation zu fördern und die Arbeit zu erledigen.

Was sind Huddle Rooms überhaupt?

Im Laufe der Jahre hat sich die Art und Weise, wie wir in Unternehmen arbeiten, verändert. Der Konferenzraum wird zwar nie verschwinden, aber große Sitzungen an einem großen Tisch sind seltener als früher. Wir bewegen uns weg von starren Arbeitsabläufen hin zu Flexibilität, Innovation, Remote-Arbeit und Zusammenarbeit.

Kleine Räume, große Vorteile 

Während Hot Desking und Open-Space-Arbeitsbereiche immer beliebter werden, bieten Huddle Rooms eine ruhige Umgebung, in der sich ein paar kluge Köpfe zu einem persönlichen Gespräch oder einem Brainstorming treffen können. Die Tatsache, dass Huddle Rooms in der Regel über das gesamte Gebäude verteilt sind und sich in der Nähe der Arbeitsbereiche der Teams befinden, macht sie umso praktischer.

Sie können zwar im Voraus für jede Besprechung geplant werden, aber der typischerweise spontane, informelle Ansatz von Huddle Rooms mit weniger Teilnehmern bedeutet, dass sie oft konzentrierter und daher kürzer sind – ein Plus für die Produktivität.

Und natürlich eignen sich Huddle Rooms perfekt für die Remote-Zusammenarbeit und hybrides Arbeiten.

Fünf einzigartige AV-Anforderungen an hybride Huddle Rooms

Der Vorteil eines Huddle Rooms geht leicht verloren, wenn die Teilnehmer die anderen nicht richtig sehen und hören können. Unabhängig davon, ob sie sich im selben Raum befinden oder aus der Ferne teilnehmen, werden sie sich langweilen, weniger beitragen und möglicherweise den Überblick über die Diskussion verlieren, wenn sie nicht mitreden können. Laut einer kürzlich durchgeführten Stanford-Studie war die Wahrscheinlichkeit, dass Teilnehmer Multitasking betreiben, deutlich höher (32 %), wenn die Videokamera und das Mikrofon ausgeschaltet blieben. Dies deckt sich mit anderen Untersuchungen zum Thema Engagement, die zeigen, dass nur 4 % der Teilnehmer bei Videokonferenzen Multitasking betreiben, während es bei Telefonkonferenzen ganze 57 % sind.

Aus diesem Grund sind starke Audio- UND visuelle Lösungen erforderlich. Und bei der Auswahl der richtigen AV-Lösung ist es wichtig, diese fünf Faktoren zu berücksichtigen.

1. Es muss sehr einfach zu bedienen sein. Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, aus einer Laune heraus in einen Huddle Room zu gehen, ohne die IT-Abteilung um Hilfe bitten zu müssen. Spontane Zusammenarbeit muss automatisch und mit minimalem bis gar keinem Aufwand erfolgen. Plug-and-Play, einsteigen und loslegen, sowohl für Erstnutzer als auch für Wiederholender.
2. Die AV-Lösung muss unbedingt BYOD (Bring Your Own Device) mit Anschlussmöglichkeiten für Handys, Tablets und Laptops unterstützen. Mehr noch, die BYOD-Erfahrung muss Plug & Play sein, mit einer plattformunabhängigen AV-Einrichtung, so dass Zoom, Microsoft Teams, Webex und andere unterstützt werden.
3. Jeder muss gehört und gesehen  werden, um ein Meeting effektiver zu gestalten. Kameras, Mikrofone, Lautsprecher und Bildschirme werden benötigt, um alle Teilnehmer – sowohl im Raum als auch über eine Remote-Verbindung – zu erfassen (und zu zeigen) und gleichzeitig Hintergrundgeräusche zu minimieren.
4. Kosteneffizienz ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere aufgrund der großen Anzahl von Räumen, die ausgestattet werden müssen. Das bedeutet relativ niedrige Anschaffungskosten (ohne Abstriche bei der Qualität), einfache Installation und minimale Anforderungen an die IT-Infrastruktur.
5. Und natürlich ist eine absolut sichere Einrichtung, die den Sicherheitsrichtlinien und den Anforderungen des Unternehmens entspricht, ein Muss.

Die erforderliche AV-Ausrüstung für die Umsetzung

Diese fünf Anforderungen gelten für alle kollaborativen Arbeitsbereiche, aber die Anforderungen von Huddle Rooms sind etwas anders. Es handelt sich um kleinere Räume, und die Technologie muss dazu passen.

So ist beispielsweise eine intelligente Kamera mit breitem Panoramablick, die schnell installiert ist und nicht viel Platz benötigt, ideal für die Erfassung des gesamten Sichtfelds. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Personen, die in der Nähe der Kamera und an den Seiten des Raums sitzen, gleichermaßen gut gesehen werden.

Eine kompakte, omnidirektionale Freisprecheinrichtung mit 360°-Aufnahme ist hilfreich, wenn eine zusätzliche Audioabdeckung erforderlich ist, um sicherzustellen, dass alle Besprechungsteilnehmer deutlich zu hören sind, insbesondere diejenigen, die aus der Ferne teilnehmen.

Eine weitere Option ist eine All-in-One-Video- und Audio-Kommunikationsleiste, die Mikrofone, Lautsprecher und Videokamera kombiniert und den zusätzlichen Vorteil bietet, dass sie in kleinen Räumen Platz spart und das Kabelgewirr reduziert.

Kurzgesagt

In der Realität sind Huddle Rooms zu einem integralen Bestandteil eines jeden modernen Arbeitsplatzes geworden, ein Muss für produktive Interaktionen und Meetings, ob geplant oder spontan. Da es sich bei vielen oder den meisten dieser Besprechungen um hybride Formen handelt, ist eine benutzerfreundliche, raumgerechte AV-Lösung ein grundlegender Wegbereiter für eine sinnvolle Zusammenarbeit.

Weitere Quellen: Stanford University und Microsoft, The Muse