Kunde
Bezirk San Mateo, Kalifornien, USA
Branche
Regierung
Der 1856 gegründete Bezirk San Mateo befindet sich in Kalifornien. Er umfasst 20 Regionen, darunter San Francisco-Oakland-Berkeley, Silicon Valley und die San Francisco Bay Area, mit einer Gesamtbevölkerung von 765.000 Menschen.
Der Bezirk von San Mateo stellt eine einzige, umfassende Anlaufstelle für die verschiedensten Dienstleistungen und Angelegenheiten von Unternehmen und Privatpersonen zugleich dar. Über 7.000 Mitarbeiter in 26 verschiedenen Abteilungen sind hier beschäftigt.
Der Bezirk San Mateo hatte sich mehrere sehr spezifische Zielsetzungen für seine neue Videokonferenzlösung überlegt. Kevin Pankhurst, der AV-Verwalter des Bezirkes, wollte, dass die Konferenzräume einfach als Ressource genutzt werden können, ohne dass sich die Benutzer am PC des Raums anmelden oder sich durch irgendwelche Einrichtungsschritte navigieren müssen. Die Lösung für die digitale Zusammenarbeit sollte daher über eine eigene integrierte Benutzeroberfläche verfügen, damit die Benutzer zum Starten und Beenden der Besprechungen nicht mit Windows interagieren mussten. Die automatische Zurücksetzung des jeweiligen Raumes, um jede abgehaltene Besprechung sofort aus dem System zu löschen, sobald sie beendet ist, war von entscheidender Bedeutung. Außerdem wollte Kevin die Zeitplanung bzw. Buchung des Raums direkt im System ermöglichen.
Da es viele Benutzer an verschiedenen Standorten mit jeweils unterschiedlichen Bedürfnissen gibt, war die Flexibilität, die geplante Lösung über den ursprünglichen Zweck hinaus anzupassen, ebenfalls von essentieller Bedeutung. Das Gleiche galt für die Benutzerfreundlichkeit, da Kevin der Einzige in seiner Abteilung ist und nur wenig Zeit hat, um persönliche Schulungen durchzuführen. Da er gleichfalls die einzige Anlaufstelle für Hilfe im AV-Bereich war, musste das System sehr zuverlässig sein, um die Zahl der Kundendiensteinsätze drastisch zu reduzieren.
Kevin wählte Kramers Quicklaunch in der „Ultimate Edition” (Software für die Zusammenarbeit per Mausklick) als Videokonferenzlösung für alle Standorte des Bezirks San Mateo. Seine Entscheidung wurde Ende 2018 für das nächste Haushaltsjahr getroffen.
„Ich glaube nicht, dass sich zu dieser Zeit jemand anderes in diesem Raum befand”, erklärte uns Kevin. Quicklaunch hat mich umgehauen. Diese Lösung war allen anderen um Längen voraus. Es sieht sehr leicht aus, es sieht sehr einfach aus und das ist es auch. Außerdem gibt es eine Menge Dinge unter der Haube von Quicklaunch, die es den Benutzern ermöglichen, ihre Umgebung und ihren Anwendungsfall an die jeweilige Aufgabe anzupassen.”
Quicklaunch wurde als Teil der Gesamtlösung integriert, welche Kevin für die verschiedenen Videokonferenzräume des Bezirks entwickelt hatte. Das System arbeitet nahtlos mit den von ihm ausgewählten Bildschirmen, Mikrofonen, Lautsprechern und anderen Anwendungen zusammen.
Während sich der Bezirk auf dem Höhepunkt der Pandemie dafür entschied, die Installation zu verschieben, wurde Quicklaunch seither in 30 Besprechungs- und Konferenzräumen an mehreren Standorten im Bezirk San Mateo installiert. Weitere 15 Installationen sind für dieses Steuerjahr geplant. „Ich habe einen riesigen Bezirk. Und so gibt es überall öffentliche Gebäude. Ich erhalte ständig Anfragen bezüglich neuer Standorte. Unsere Parkverwaltung ist zum Beispiel sehr begeistert von dem System, weil ich eine Demonstration für sie erstellt habe, in der ich sagte: „Wir können Google Earth darauf laufen lassen, und Sie können hineinzoomen und individuelle Karten für Ihre Parks erstellen“, was sie für eine geniale Idee hielten.”
Quicklaunch hat die in das System gesetzten Erwartungen erfüllt und sogar noch übertroffen. „Die Tatsache, dass Quicklaunch eine eigene integrierte Benutzeroberfläche besitzt und die Benutzer nicht mit Windows zu tun haben, sondern einfach an das Gerät herantreten und es direkt verwenden können, stellt eine große Zeitersparnis dar“, betonte Kevin. „Die Möglichkeit, einfach auf ein Meeting zu klicken – egal, ob es sich um ein Zoom- oder ein Teams-Meeting handelt – und es aufzurufen, ist ein Schlüsselelement des Systems. Der Benutzer muss nichts mehr suchen. Es liegt alles quasi direkt vor seiner Nase. Ein schöner, großer Knopf. Man kann ihn gar nicht übersehen.”
Des Weiteren schilderte er: „Eines der größten Probleme, die unsere Benutzer in einem Besprechungs- oder Konferenzraum hatten, war es stets, dass sich jemand zunächst bei Windows anmeldete, das Meeting nachher zu Ende war, er aufstand und ging, die Zeit abgelaufen war, und er aber immer noch an diesem Gerät angemeldet blieb – was das nächste Meeting störte, weil jemand erst den Betreffenden suchen und das Gerät neu starten musste, was den gesamten Zeitplan verzögerte. Mit der integrierten Benutzeroberfläche von Quicklaunch ist das nun alles nicht mehr nötig.”
Außerdem ist jetzt aus Sicherheitsgründen die Funktion zum automatischen Zurücksetzen des Raumes in das System integriert, um die Aktivität einer abgelaufenen Besprechung selbsttätig aus dem System zu löschen. Wie uns Kevin erklärte: „Mit Quicklaunch kommen meine Benutzer herein und loggen sich nicht erst in einen PC ein. Sie interagieren einfach direkt mit dem PC. Wenn die Sitzung vorbei ist, gehen die Nutzer weg, ihre „Identität“ wird gelöscht – und schon ist der Raum für die nächste Sitzung sicher und bereit.“
Kevin merkte an, dass es auch hilfreich war, den Zeitplan bzw. die Belegung für den Raum direkt in Quicklaunch zu sehen.
Was die Flexibilität anbelangt, so hat Kevin die Firma Kramer als einen außergewöhnlich reaktionsschnellen Partner erlebt. Er ist begeistert, dass viele seiner individuellen Wünsche und eigenen Ideen in die Lösung eingeflossen sind. Über seine Erfahrungen sagte er: „Ich habe irgendwann angefangen, Quicklaunch auf eine Art und Weise zu nutzen, für die es gar nicht konzipiert war – und dann wurde ich sofort mit den Quicklaunch-Entwicklern in Kontakt gebracht, die mit brandneuen Funktionen aufwarten konnten, die ganz fantastisch sind und es mir ermöglichten, weiterhin das zu tun, was ich für mein Unternehmen tun muss.”
Letzten Endes liegt der Wert für mich jedoch darin, dass ich von meinen Benutzern keine Anrufe wegen dem Kundenservice erhalte”, betont Kevin. „Das ist für mich das Allerwichtigste. Die Besprechungen verlaufen einfach problemloser. Und ich bekomme keine verzweifelten Anrufe mehr 30 Sekunden vor dem Beginn einer Besprechung, was ja allein schon darauf hindeutet, dass Quicklaunch gut funktioniert.“
Auch die Schulung hat sich als simpel erwiesen, da Kevin an jedem Standort eine persönliche Demonstration durchführte, um die Benutzer mit Quicklaunch vertraut zu machen, und sie sich danach gut auskannten. Die Mitarbeiter können danach neue Benutzer ohne seine Hilfe einarbeiten, was ihm wiederum viel Zeit und Energie spart.
Was die Zuverlässigkeit angeht, ist Kevin mehr als zufrieden. „Das gesamte Ökosystem, das ich zusammengestellt habe, ist zu 100 % zuverlässig. Ich verwende nur Qualitätsprodukte, die funktionieren, denn ich kann nicht alle 30 Sekunden aufspringen und in verschiedene Gebäude rennen. Das ist unmöglich. Es ist die gesamte Benutzererfahrung, die ich in Zusammenarbeit mit Quicklaunch als Schnittstelle geschaffen habe, die meine Räume zu einem Erfolg gemacht hat.”
Mit Blick auf die Zukunft sieht Kevin das System Quicklaunch als integralen Bestandteil der AV-Zukunft des Bezirks an. „Ich habe die Absicht, diese Räume alle fünf Jahre zu erneuern. Die Geräte können sich ändern, die Hersteller können wechseln. Aber im Moment habe ich nicht die Absicht, Quicklaunch aus der Zusammenstellung herauszunehmen. Es gibt nichts, was die Möglichkeiten von Quicklaunch übertrifft.”
Er schloss mit den Worten: „In den vielen Jahren, in denen ich mit Quicklaunch gearbeitet habe, habe ich nur positive Erfahrungen gemacht. Es war fantastisch!”
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