La petite taille signifie de grandes opportunités lorsqu’il s’agit d’espaces de réunion

Nous sommes en 2022, savez-vous ce qui se passe dans les huddle rooms ? Si vous pensez que ces petits espaces sont principalement utilisés par deux ou trois personnes qui discutent de l’interface utilisateur d’un nouveau produit ou qui échangent sur une nouvelle opportunité commerciale, détrompez-vous.

Mon dernier article sur les huddle rooms s’intéressait à la manière dont la technologie AV peut s’adapter aux réunions avec différentes configurations de participants. Dans cet article, nous allons aborder les différents types de huddle rooms qui pourraient, et devraient, être utilisés si votre entreprise veut vraiment maximiser son potentiel.

5 manières d’utiliser les huddle rooms

Des activités professionnelles différentes ont des exigences différentes. Mais la même huddle room peut convenir à toutes les activités.

1. Stand up meetings quotidiens – Dans de nombreuses entreprises de logiciels, pour soutenir un environnement de développement agile, chaque jour commence par une réunion de cinq ou dix minutes avec l’équipe de développement pour passer rapidement les tâches en revue et ce qu’il y a à faire. Bien que très informel, rester debout avec un ordinateur portable à la main est gênant. Une huddle room serait plus confortable, surtout lorsque tout le monde a besoin de voir du travail, et cela permettrait également à des collègues hors site de participer.

2. Formations et démonstrations – Les ventes, le support, les démos produits et la formation peuvent tous bénéficier de l’utilisation des huddle rooms, en fonction du type d’industrie et de discussion. Par exemple, une huddle room peut être pertinente pour une session de formation à un logiciel à un petit groupe pendant laquelle vous montrerez les écrans, ou même pour une démonstration pratique de certains types de produits physiques.

3. Sessions de brainstorming -Pour les innovateurs avant-gardistes qui créent mieux en collaborant, ces petits espaces sont parfaits pour générer de grandes idées et résoudre des problèmes de toute taille.

4. Réunions de revue – Qu’il s’agisse d’une réunion de revue marketing, d’une réunion de revue financière ou d’une réunion de revue générale de contenu, toute évaluation formelle peut être mieux réalisée dans un espace confortable qui facilite le partage, la communication et la collaboration.

5. All-hands meetings – Même le CEO n’échappe pas à cette règle. Une huddle room peut facilement accueillir tous les employés lorsqu’ils sont « zoomés » et offrir au(x) dirigeant(s) un espace confortable pour partager les objectifs de l’entreprise, les rapports trimestriels et les mises à jour sur la stratégie.

L’innovation audiovisuelle est la clé du succès

Afin de permettre plusieurs types d’activités dans la même huddle rooom, le bon équipement doit être en place, prêt à être lancé et simple à utiliser. Voici ce qui est nécessaire pour chacun des cas d’utilisation discutés ci-dessus.

1. Les stand up meetings quotidiens sont courts par nature. Il ne faut donc pas perdre plus de 10 secondes pour les mettre en place. Cela signifie qu’une sorte de lancement rapide des paramètres doit être mis en place. Il est également important de conserver l’esprit de cercle. Si vous avez 6 personnes – trois dans la salle et trois à distance – leurs visages doivent être capturés et affichés séparément à l’écran comme le fait la fonctionnalité Front Row de Microsoft Teams. Évidemment, vous souhaitez aussi voir les tableaux des tâches quotidiennes.

2. Les formations et démonstrations peuvent être améliorées en installant une deuxième caméra et en prenant en charge un deuxième flux d’entrée, pour présenter un outil logiciel ou un appareil physique.

3. Les sessions de brainstorming peuvent s’appuyer sur des outils existants comme le tableau blanc numérique intégré dans Teams ou Zoom, qui peut être utilisé par tout le monde. Mais comme de nombreuses personnes aiment se lever et travailler debout pour laisser libre cours à leur créativité, un écran plat interactif (IFP) peut être plus utile. Dans ce cas, une deuxième caméra est nécessaire pour identifier, recadrer, et partager le tableau blanc, automatiquement et temps réel, afin que chaque participant, dans la salle ou à distance, puisse prendre part à l’expérience.

4. L’équipement AV requis pour les réunions de revue de projet et ce type de travail similaires est moins futuriste. Les écrans sont bons marchés après tout, donc ajouter un deuxième écran pour donner l’impression d’un face-à-face avec une demi-douzaine de personnes vaut bien l’investissement. Évidemment lorsque vous choisissez une caméra, il faut qu’elle fasse un zoom sur l’orateur. Pour quelque chose de plus spécifique, comme un examen de la conception mécanique pour des ingénieurs, la fonctionnalité du tableau blanc s’applique à nouveau.

5. Enfin, pour le all-hands meeting, il y a deux besoins importants. En tant que point focal, le CEO devrait être la seule personne vue et entendue – avec une caméra focalisée et un micro dédié. Cependant, personne n’a envie d’avoir l’impression de se parler à lui-même. Ainsi, deux écrans de taille moyenne devraient être prévus en plus. Le premier pour une présentation pratique du contenu et le deuxième pour une grille dynamique des personnes qui participent à distance.

Rassembler tout le monde

Équiper une salle de réunion pour tout type de travail apporte plus de valeur. Cela facilite la collaboration et l’engagement et les rend omniprésents. L’utilisation de la salle de réunion va bien au-delà des discussions spontanées entre collègues, puisqu’elle permet aussi au CEO de s’adresser à toute l’entreprise.