La grande transformation des huddle rooms

Alors que les gens reviennent de plus en plus travailler au bureau et que les entreprises repensent leurs espaces, le moment est venu d’adopter pleinement l’une des plus grandes tendances (mais techniquement plus petite) dans les bureaux du monde entier : les huddle rooms

Mais pour optimiser leur valeur, il est essentiel de comprendre le rôle de la technologie audiovisuelle pour encourager l’utilisation des huddle rooms, promouvoir une communication significative et faire avancer les choses.

Qu’est-ce que c’est une huddle room?

Au fil des ans, la façon dont nous travaillons dans les bureaux a changé. Si la salle de conférence ne disparaîtra jamais, les grandes réunions autour d’une grande table sont plus rares qu’autrefois. Nous nous éloignons des protocoles de travail rigides au profit de la flexibilité, de l’innovation, du travail à distance et de la collaboration.

Petites salles, grands avantages 

Alors que les bureaux partagés et les espaces de travail ouverts deviennent de plus en plus populaires, les salles de réunion offrent un environnement calme, idéal pour que quelques grands esprits se réunissent pour une discussion en face à face ou une séance de brainstorming. Le fait que les huddle rooms aient tendance à être réparties dans tout le bâtiment, à proximité des espaces de travail des équipes, les rend d’autant plus pratiques.

Bien qu’elles puissent être programmées à l’avance pour n’importe quelle réunion, la nature généralement spontanée et informelle des réunions en huddle room, avec moins de participants, signifie qu’elles sont souvent plus ciblées et donc plus courtes – un avantage pour la productivité.

Et, bien sûr, les huddle rooms sont parfaites pour la collaboration à distance et le travail hybride.

Cinq exigences audiovisuelles uniques pour les huddle rooms hybrides

L’avantage de la salle de réunion se perd facilement si les gens ne peuvent pas voir et entendre tout le monde correctement. Qu’ils soient dans la même salle ou qu’ils se joignent à distance, s’ils ne peuvent pas suivre, ils vont s’ennuyer, moins contribuer et peut-être perdre le fil de la discussion. Par exemple, selon une récente étude de Stanford, les participants étaient beaucoup plus susceptibles d’effectuer plusieurs tâches à la fois (32 %) lorsque la caméra vidéo et le microphone étaient éteints. Cela correspond à d’autres recherches sur l’engagement qui montrent que seulement 4 % des personnes effectuent plusieurs tâches à la fois lors des réunions vidéo, contre 57 % lors des réunions téléphoniques.

C’est pourquoi une solution audio ET vidéo solide est nécessaire. Et lors du choix de la bonne solution audiovisuelle, il est important de prendre en compte ces cinq facteurs.

1. Elle doit être très simple d’utilisation. Les collaborateurs doivent pouvoir aller dans une salle de réunion sur un coup de tête sans appeler le service informatique pour les aider. La collaboration spontanée doit se produire automatiquement, avec un effort minime à zéro. Plug and play, entrez et partez, pour les nouveaux utilisateurs et les collaborateurs réguliers.
2. La solution audiovisuelle doit absolument prendre en charge le BYOD  (apportez votre propre appareil) avec une connectivité pour les téléphones mobiles, les tablettes et les ordinateurs portables. Mais plus que cela, l’expérience BYOD doit être plug & play, avec une configuration AV indépendante de la plate-forme afin que Zoom, Microsoft Teams, Webex et autres soient tous pris en charge.
3. Tout le monde doit être entendu et vu pour rendre une réunion plus efficace. Des caméras, des microphones, des haut-parleurs et des écrans sont nécessaires pour capturer (et montrer) tous les participants, à la fois dans la salle et connectés à distance, tout en minimisant le bruit de fond.
4.  Le rapport coût-efficacité est primordial, notamment en raison du grand nombre de salles qui seront équipées. Cela signifie un coût d’acquisition relativement faible (sans compromis sur la qualité), une installation facile et des exigences minimales sur l’infrastructure informatique.
5. Et bien sûr, une configuration intrinsèquement sécurisée qui respecte les politiques et les exigences de sécurité de l’organisation est indispensable.

L’équipement audiovisuel nécessaire pour que la magie opère

Ces cinq exigences s’appliquent à tous les espaces de travail collaboratifs, mais les besoins des huddle rooms sont quelque peu uniques. Ce sont des espaces plus petits et la technologie doit correspondre.

Par exemple, une caméra intelligente avec une large vue panoramique qui s’installe rapidement et qui prend peu de place est idéale pour capturer tout le champ de vision. Cela garantit que les personnes assises près de la caméra et sur les côtés de la salle sont également bien vues.

Un  haut-parleur omnidirectionnel compact  avec captation à 360° est utile lorsqu’une couverture audio supplémentaire est nécessaire pour s’assurer que tous les participants à la réunion sont clairement entendus, en particulier par ceux qui se joignent à distance.

Ou une barre de communication vidéo et audio tout-en-un combinant des microphones, des haut-parleurs et une caméra vidéo est une autre option, offrant les avantages supplémentaires d’économiser de l’espace et de réduire l’encombrement des câbles dans les petites salles.

En un mot

En réalité, les huddle rooms sont devenues une partie intégrante de tout espace de travail moderne, un incontournable pour des interactions et des réunions productives, qu’elles soient programmées ou impromptues. Étant donné que bon nombre ou la plupart de ces interactions sont hybrides, une solution audiovisuelle conviviale et adaptée à l’espace est un élément fondamental pour des collaborations efficaces.

Sources supplémentaires : Université de Stanford et Microsoft, The Muse