La gran reforma de la sala de reunión

A medida que las personas vuelven cada vez más a trabajar en la oficina y las empresas reconsideran sus espacios, ahora es el momento oportuno para adoptar por completo una de las tendencias más grandes (pero técnicamente más pequeñas) en las oficinas de todo el mundo: la sala de reunión.

Pero para optimizar su valor, es esencial comprender el papel de la tecnología AV en el fomento del uso de salas de reunión, la promoción de una comunicación significativa y la realización de las cosas.

¿Qué son las salas de reunión de todos modos?

A lo largo de los años, la forma en que hacemos negocios en las oficinas ha cambiado. Si bien la sala de conferencias nunca desaparecerá, las grandes reuniones alrededor de una mesa grande son más raras de lo que solían ser. Nos estamos alejando de los rígidos protocolos de trabajo hacia la flexibilidad, la innovación, el trabajo remoto y la colaboración.

Habitaciones pequeñas, grandes ventajas 

A medida que los escritorios compartidos y las áreas de trabajo de espacio abierto se vuelven más populares, las salas de reuniones pequeñas brindan un ambiente tranquilo, ideal para que algunas mentes brillantes se reúnan para una discusión cara a cara o una sesión de intercambio de ideas. El hecho de que las salas de reuniones pequeñas tiendan a estar repartidas por todo el edificio, cerca de los espacios de trabajo de los equipos, las hace aún más convenientes.

Si bien se pueden programar con anticipación para cualquier reunión, la naturaleza típicamente espontánea e informal de las reuniones en salas de reunión pequeñas, con menos participantes, significa que a menudo están más enfocadas y, por lo tanto, son más cortas, una ventaja para la productividad.

Y, por supuesto, las salas de reunión son perfectas para la colaboración remota y el trabajo híbrido.

Cinco demandas audiovisuales únicas de las salas de reunión híbridas

La ventaja de la sala de reunión se pierde fácilmente si las personas no pueden ver y escuchar a todos correctamente. Ya sea que estén en la misma sala o se unan de forma remota, si no pueden seguir, se aburrirán, contribuirán menos y tal vez pierdan el hilo de la discusión. Por ejemplo, según una investigación reciente de Stanford, los participantes tenían muchas más probabilidades de realizar múltiples tareas (32 %) cuando la cámara de video y el micrófono estaban apagados. Esto coincide con otra investigación sobre el compromiso que muestra que solo el 4 % de las personas realizan varias tareas a la vez durante las videoconferencias, en comparación con el 57 % durante las reuniones telefónicas.

Es por eso que se requiere una fuerte solución de audio Y visual. Y al elegir la solución AV adecuada, es importante tener en cuenta estos cinco factores.

1. Debe ser  muy fácil de usar . Los trabajadores deben poder saltar a una sala de reunión por capricho sin llamar a TI para que los ayude. La colaboración espontánea debe ocurrir automáticamente, con un esfuerzo mínimo o nulo. Plug and play, enter and go, tanto para usuarios nuevos como para colaboradores habituales.
2. La solución AV absolutamente debe ser  compatible con BYOD  (traiga su propio dispositivo) con conectividad para teléfonos móviles, tabletas y computadoras portátiles. Pero más que eso, la experiencia BYOD debe ser plug & play, con una configuración AV independiente de la plataforma para que Zoom, Microsoft Teams, Webex y otros sean compatibles.
3. Todos deben ser escuchados y vistos  para que una reunión sea más efectiva. Se necesitan cámaras, micrófonos, parlantes y pantallas para detectar (y mostrar) a todos los participantes, tanto en la sala como conectados de forma remota, mientras se minimiza el ruido de fondo.
4.  La rentabilidad  es vital, especialmente debido a la gran cantidad de habitaciones que se equiparán. Eso significa un costo de adquisición relativamente bajo (sin comprometer la calidad), una instalación fácil y demandas mínimas en la infraestructura de TI.
5. Y, por supuesto, es imprescindible una configuración inherentemente  segura  que siga las políticas y los requisitos de seguridad de la organización.

El equipo audiovisual necesario para que la magia suceda

Esos cinco requisitos se aplican a todos los espacios de trabajo colaborativos, pero las necesidades de las salas de reunión son algo únicas. Son espacios más pequeños y la tecnología debe coincidir.

Por ejemplo, una cámara inteligente con una vista panorámica amplia que se instala rápidamente y no ocupa mucho espacio es ideal para capturar todo el campo de visión. Esto garantiza que las personas que se sientan cerca de la cámara y a los lados de la habitación se vean igual de bien.

Un altavoz omnidireccional compacto con captura de 360° es útil cuando se necesita cobertura de audio adicional para garantizar que todos los participantes de la reunión se escuchen claramente, especialmente aquellos que se unen de forma remota.

O una barra de comunicación de audio y video todo en uno que combina micrófonos, parlantes y cámara de video es otra opción, que ofrece los beneficios adicionales de ahorrar espacio y reducir el desorden de cables en habitaciones pequeñas.

En una palabra

En realidad, las salas de reunión se han convertido en una parte integral de cualquier espacio de trabajo moderno, imprescindible para interacciones y reuniones productivas, ya sean programadas o improvisadas. Debido a que muchas o la mayoría de estas interacciones son híbridas, una solución AV adecuada para el espacio y fácil de usar es un habilitador fundamental para colaboraciones significativas.

Fuentes adicionales: Universidad de Stanford y Microsoft, The Muse