Client:
Comté de San Mateo, Californie, États-Unis
Industrie:
Gouvernement
Produits Kramer :
Fondé en 1856, le comté de San Mateo est situé en Californie. Il comprend 20 régions, dont San Franciso-Oakland-Berkeley, la Silicon Valley et la baie de San Francisco, avec une population totale de 765 000 personnes.
Le comté de San Mateo, avec plus de 7 000 employés dans 26 départements différents, est l’adresse unique pour la fourniture de divers services et besoins commerciaux ou résidentiels.
Le comté de San Mateo avait plusieurs objectifs très spécifiques pour sa nouvelle solution de visioconférence. Kevin Pankhurst, le directeur AV du comté, envisageait les salles de conférence comme une simple ressource qui ne nécessite aucune connexion au PC de la salle ou navigation dans les étapes de configuration. La solution de collaboration devait donc intégrer sa propre interface utilisateur pour éviter aux utilisateurs d’interagir avec Windows au lancement ou à la clôture de la réunion. Une fonction de réinitialisation automatique de la salle, pour effacer la réunion du système lorsqu’elle est terminée, était cruciale. Kevin souhaitait également autoriser la programmation de la salle dans le système.
Les nombreux utilisateurs répartis sur plusieurs sites avec des besoins variables, impliquaient une flexibilité de personnalisation de la solution au-delà de ses objectifs de conception d’origine. De même, la facilité d’utilisation, car Kevin est le seul interlocuteur dans son service et a peu de temps pour effectuer une formation présentielle. En tant qu’interlocuteur unique de l’assistance, il devait fournir un système fiable, pour réduire considérablement le nombre d’appels de service.
Kevin a choisi le logiciel de collaboration à touche unique Quicklaunch Ultimate Edition de Kramer comme solution de visioconférence pour tous les sites d’exploitation du comté de San Mateo. Il a pris sa décision à la fin de l’’exercice 2018 pour le suivant.
« Je ne pense pas qu’il y avait quelqu’un d’autre dans ce domaine à ce moment-là » explique Kevin. « Quicklaunchm’a bluffé. Cette solution était très en avance sur toutes les autres. Ça a l’air très facile, ça a l’air très simple et ça l’est. De plus, Quicklaunch offre de nombreuses options qui vous permettront de personnaliser votre environnement et votre utilisation pour n’importe quelle tâche. »
Quicklaunch a été intégré à la solution globale créée par Kevin pour les différents espaces de visioconférence du comté, en fonctionnant parfaitement avec les écrans, les microphones, les haut-parleurs et les autres applications choisis.
Alors que le comté de San Mateo avait choisi de retarder l’installation en pleine pandémie, Quicklaunch a depuis été installé dans 30 salles de conférence réparties sur plusieurs de ses sites, et 15 autres installations sont prévues pour cet exercice. « J’ai un énorme comté à gérer. Il y a donc des bâtiments partout. Je reçois toujours des demandes pour de nouveaux sites. Par exemple, le personnel de notre département des parcs est très enthousiaste à ce sujet. Je leur ai fait une démonstration. Je leur ai dit : ‘Vous voyez, nous pouvons même mettre Google Earth dessus, et vous pouvez zoomer, et créer des cartes personnalisées pour vos parcs’. Ils ont trouvé l’idée géniale. »
Quicklaunch a répondu à nos attentes, et même au-delà. « Quicklaunch dispose de sa propre interface utilisateur intégrée. Les utilisateurs n’ont pas à se connecter à Windows, ils puissent simplement entrer et s’approcher de l’appareil et l’utiliser. C’est un important gain de temps », souligne Kevin. « Avoir la possibilité de cliquer sur le lien de la réunion, dans Zoom ou Teams, et en parler est essentiel. L’utilisateur n’a pas besoin de chercher quoi que ce soit. Il est juste là, sous les yeux. C’est un gros bouton, joli. On ne peut pas le rater. »
Comme il l’explique : « L’un des plus gros problèmes de nos utilisateurs dans une salle de conférence était que si l’un d’eux se connectait à Windows, à la fin de la réunion, il se levait, partait, le temps était écoulé, et il restait authentifié sur l’appareil – ce qui bloquait la réunion suivante, car quelqu’un d’autre devait aller le chercher pour qu’il redémarre l’appareil. Tout cela occasionnait des retards. Maintenant, avec l’interface utilisateur intégrée de Quicklaunch, tout cela a disparu. »
De plus, la fonctionnalité de réinitialisation des salles intégrée permet d’effacer la présence de cette réunion dans le système, par mesure de sécurité. Comme l’explique Kevin: « Avec Quicklaunch, mes utilisateurs entrent dans la salle, ils ne se connectent pas à un PC mais interagissent simplement avec lui. À la fin de la réunion, ils partent, leur ‘identité’ est effacée et tout est sécurisé pour la réunion suivante. »
Kevin souligne que l’affichage de la programmation de la salle directement dans Quicklaunch a également été déterminant.
En matière de flexibilité, Kevin a trouvé que Kramer était un partenaire exceptionnellement réactif. Il est ravi que beaucoup de ses demandes et idées aient trouvé leur place dans la solution. En décrivant son expérience, il dit: « J’ai commencé à utiliser Quicklaunch d’une manière pour laquelle il n’a pas été conçu, puis immédiatement, j’ai été mis en contact avec les développeurs Quicklaunch, qui ont mis au point de nouvelles fonctionnalités fantastiques, et me permettent de continuer à faire ce que je dois faire pour mon entreprise. »
En fin de compte, cependant, « la valeur ajoutée pour moi est que je ne reçois aucun appel de demande d’assistance », souligne Kevin. « C’est le plus important pour moi. Les réunions se déroulent plus facilement et je ne reçois pas d’appels 30 secondes avant le début. Cela indique simplement que Quicklaunch fonctionne bien. »
La formation s’est également avérée facile: Kevin a fait une démonstration en personne sur chaque site, pour présenter Quicklaunch aux utilisateurs, à la suite de laquelle ils étaient compétents. Ces collaborateurs ont ensuite pu initier les nouveaux utilisateurs sans son aide, ce qui lui a permis d’économiser davantage de temps et d’énergie.
En matière de fiabilité, Kevin est plus que satisfait. « L’ensemble de l’écosystème que j’ai mis en place est fiable à 100 %. J’utilise uniquement des produits de qualité qui fonctionnent, car je ne peux pas aller d’un bâtiment à l’autre en 30 secondes. C’est impossible. C’est toute l’expérience utilisateur que j’ai créée, en partenariat avec Quicklaunch comme interface, qui a fait de mes salles un succès. »
En regardant vers l’avenir, Kevin envisage Quicklaunch comme partie intégrante de l’audiovisuel du comté. « Mon intention est de rafraîchir ces salles, tous les cinq ans. L’équipement peut changer, les fabricants peuvent changer. Mais pour l’instant, je n’ai pas l’intention d’abandonner Quicklaunch. Il n’y a rien sur le marché qui supplante Quicklaunch. »
Il conclut : « Mon expérience a été tout à fait positive au cours des nombreuses années pendant lesquelles j’ai travaillé avec Quicklaunch. C’était fantastique! »
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